Si vous vous demandez comment aménager une salle de réunion existante, ou comment meubler intelligemment votre prochain espace de réunion…  Voici un article qui vous apportera tous les conseils nécessaires à un aménagement réussi d’une salle de réunion !

Souvenez-vous qu’une salle de réunion reste avant tout un espace de travail collectif, isolé du brouhaha des bureaux et du rythme de travail de l’open space. Son aménagement doit stimuler efficacement les échanges, le brainstorming, les prises de décision importantes : la configuration générale d’une salle de réunion, sa taille et sa capacité, le choix du mobilier qui la compose, les éléments de décoration, l’ambiance générale…

Bref, tout doit permettre à vos collaborateurs d’échanger de longs moments, dans un environnement serein et confortable.

1 – Définissez la structure d’ensemble de votre salle de réunion

Une salle de réunion peut prendre différentes formes : une salle dédiée dans vos locaux, qui nécessite des travaux préalables à l’aménagement, une salle de réunion tout en un, isolée de manière acoustique… Avant d’acheter votre mobilier, projetez-vous dans la future configuration de votre espace de réunion.

Préparez vos réponses aux 4 questions ci-dessous. Elles conditionneront grandement votre achat de mobilier :

• De quelle surface totale disposez-vous pour cet espace de réunion ?
• Voulez-vous une salle de réunion ouverte ou fermée ? Vous pouvez fermer un espace par des murs, de simples parois vitrées, ou créer un espace ouvert, délimité par une simple cloison mobile.
• Quel nombre de personnes souhaitez-vous y accueillir ? La surface est-elle suffisamment grande ?
• Quelles sont les fonctions de vos collaborateurs qui occuperont le plus souvent cette salle de réunion ? Y recevrez-vous des clients, ou est-ce uniquement réservé à l’interne ? En fonction de la typologie des principaux utilisateurs de l’espace de réunion, l’achat de mobilier doit être adapté.

2 – Délimitez l’espace personnel idéal de chaque collaborateur dans votre salle de réunion

Oui, un espace de réunion facilite le travail collaboratif et peut favoriser la créativité. Mais ce n’est pas pour autant que l’on doit oublier l’espace personnel de chacun !

Si vous voulez stimuler des échanges dynamiques mais sereins dans votre espace de réunion, vous devez vous projeter dans l’espace minimal que vous octroyez à chacune des personnes qui y siègera. L’espace vital de chacun doit être préservé !

Voici quelques informations utiles sur le sujet :

• Respectez au moins 60 cm par personne en position assise, en situation d’écoute uniquement ;
• 70 cm sont recommandés pour une personne assise, en situation de travail : par exemple, si elle travaille avec son ordinateur portable ou qu’elle doit prendre des notes ;
• 80 cm sont recommandés pour les fonctions qui consultent très souvent des documents imprimés en réunion.

3 – Comment bien choisir son mobilier de salle de réunion ?

Définissez tout d’abord l’objectif principal de votre salle de réunion : abritera-t-elle des réunions d’échanges, de présentation, de brainstorming ? Le choix du mobilier de réunion que vous allez faire, diffère.

Le choix des chaises de réunion adaptées :

• Privilégiez avant tout le confort des collaborateurs ! Et le confort passe avant tout par le choix… des chaises de réunion ! Elles doivent offrir un confort suffisant pour ne pas fatiguer les collaborateurs. Quand une réunion dépasse l’heure de travail, des chaises de réunion avec garnissage, s’imposent.
• Si une personne éprouve un sentiment d’inconfort au fil d’une réunion, sa concentration décrochera. Son attention sera mécaniquement concentrée sur son inconfort, plutôt que sur les propos de la personne qui anime la réunion.

Le choix de la table de réunion :

• Choisissez une table en fonction de vos contraintes d’espace au sol, et de la capacité d’accueil maximale que vous souhaitez.
• Une petite table de réunion pour y accueillir jusqu’à 4 personnes, une plus grande table de réunion pour y accueillir jusqu’à 8, voire même 10 à 14 personnes. Si vous recherchez une table de réunion en fonction de sa capacité d’accueil.
• En fonction de la configuration de votre espace, optez pour une table de réunion carrée ou rectangulaire, ou de forme ronde. Sachez qu’une table de réunion carrée ou rectangulaire permet une meilleure optimisation de l’espace.
• Selon le design général et le standing que vous souhaitez apporter à votre espace de réunion, différents coloris et matières sont disponibles : table de réunion en bois, en verre, de couleur blanche, grise, noire…

Le choix des rangements de bureau pour un espace de réunion :

• Une salle de réunion agréable où travailler, est avant tout un espace soigneusement rangé.
• Vous pouvez disposer des meubles de rangement mobiles sous la table de réunion, ou installer des armoires de rangement le long des parois murales.

4 – Installez des outils favorisant le brainstorming

Une salle de réunion est un espace où la créativité s’exprime !

Travailler en groupe sur des idées est rendu possible grâce à la présence de tableaux écritoires magnétiques, des tableaux blancs, qui permettent d’être fixés aux parois murales, sans percement.

5 – Maximisez le confort de vos collaborateurs en soignant l’équipement technique de votre salle de réunion

Conservez une température homogène, peu importe la saison

L’installation d’un système de ventilation est obligatoire, pour traverser l’été au travail. Travailler dans un environnement chaud et écrasant, diminue fatalement la productivité. Une température de 18 ou 19°C est conseillée.

En hiver, même combat : un bon chauffage est nécessaire.

Choisissez un système d’éclairage adapté à des séances de travail

Le système d’éclairage de votre espace de réunion doit contribuer à favoriser la concentration et une visibilité facilitée, en situation passive d’écoute comme de travail. Privilégiez si possible un éclairage général direct avec une lumière proche de la lumière naturelle. Evitez les lumières blanches qui fatiguent l’oeil, et rapidement les collaborateurs.

Les espaces de réunion informels

On oublie souvent que la plupart des réunions improvisées, et points d’échange se produisent en dehors des lieux formels de réunion : au détour d’un open space, dans le couloir, devant la machine à café…

Les jeunes générations multiplient ce type d’échanges, en décloisonnant finalement les zones de rencontre et d’échange. Adaptez-vous à ces nouveaux comportements : de nombreuses entreprises optent désormais pour des tables de réunion hautes, car leur hauteur donnent envie aux collaborateurs d’échanger rapidement, de manière impromptue.

Le mobilier de bureau professionnel a également évolué pour coller à ces nouveaux comportements. Il n’y a pas que les zones d’accueil qui disposent de canapés d’accueil : il y a aussi ces zones de réunion informelles. Agrémentez ces espaces de canapés ou de sièges confortables… et encouragez les échanges !

Source : https://www.be-mydesk.com/blog/comment-bien-amenager-une-salle-de-reunion-n36